"VenueOps cierra las brechas, hasta el punto de que realmente mejoró nuestra cultura interna".

Verónica Jordan

Tiempo de lectura/visualización: 4 minutos

Tuvimos el placer de hablar con Veronica Jordan, Coordinadora de Instalaciones y Eventos, para saber cómo VenueOps ha transformado la forma en que el equipo del Museo de la Marina de Calvert contabiliza y gestiona sus espacios únicos y versátiles.

Instantánea de la historia:

Frustración previa:

  • Las prácticas obsoletas se volvieron ineficientes a medida que crecían
  • Los departamentos desconectados dieron lugar a una falta de comunicación
  • La información de los clientes en los archivos almacenados localmente podría perderse rápidamente

La solución:

  • Los VenueOps devolvieron un tiempo valioso y permitieron el crecimiento
  • Los lugares de reunión transformaron la comunicación y la cultura interna
  • VenueOps actúa como una fuente central de información

     

¿Por qué VenueOps?

  • Apoyado por la "asombrosa" atención al cliente y la "experiencia personalizada"
  • Fácil de usar y adoptar en toda una organización
  • Acceso instantáneo desde cualquier navegador y dispositivo moderno

Toda la historia:

Sobre el Museo Marino de Calvert

El Museo Marino de Calvert es un museo marítimo ubicado en Solomons, Maryland. Además de acoger a visitantes regulares interesados en sus exposiciones y en la programación del museo, también alberga eventos de todos los tamaños a lo largo del año. Algunos son básicos en el calendario de la comunidad, como el Festival Marítimo de las Islas Salomón en mayo, que celebra el patrimonio marítimo de la región a través de la música, la comida y las artesanías tradicionales. Este espacio único también es sede de múltiples conciertos, eventos corporativos y una serie anual de música en su pabellón al aire libre, lo que hace del Museo Marino de Calvert un lugar verdaderamente versátil para huéspedes de todas las edades e intereses.

Frustración 1: Los viejos procesos se volvieron ineficientes a medida que crecían (Click para expandir)

La Sociedad del Museo Marino de Calvert, un destino popular en la región, sabe que una parte vital de su éxito radica en su capacidad para planificar y organizar eventos. De hecho, una de sus estrategias de crecimiento depende de albergar más, y el lugar pronto sufrirá cambios para acomodar eso, como un nuevo espacio para eventos al aire libre. Pero incluso con el número actual de eventos, el personal se encontró con que estaban luchando con la comunicación interna y manteniéndose organizados. Esto se debió en gran medida a la utilización de prácticas que ya habían superado, a saber, la gestión de las fechas en el calendario de Outlook y un "libro negro" escrito a mano, así como la comunicación de los detalles de los eventos mediante la distribución de copias de los documentos en cada departamento. Esto era especialmente inconveniente para los cambios de última hora de un evento, en cuyo caso había que redistribuir nuevas copias.

"Nuestros procesos eran viejos", dijo Verónica, "Hacíamos reservas potenciales por teléfono con la gente y luego pasábamos papeles detallados a diferentes departamentos, que no necesariamente están al final del pasillo. Algunos departamentos están en edificios completamente diferentes. Así que para cuando algunos de los papeles circularon de vuelta a mí, ni siquiera podía recordar que había reservado el espacio. Era una locura".

Veronica explicó cómo, además de su anticuado proceso en papel, dedicaba un tiempo precioso a comprobar la disponibilidad en el calendario de Outlook y a actualizar su registro escrito a mano varias veces al día. Se dedicó tanto tiempo a estas tareas que comenzó a obstaculizar a los que desempeñaban un papel administrativo, aunque esto no estaba en su ámbito de responsabilidad explícito o en la descripción de su trabajo. "Antes de VenueOps, nuestros procesos consumían tanto tiempo que era como un trabajo totalmente separado para nuestro administrador. Ese era el problema. Era tan estresante para la Administración porque no tenían el tiempo para este trabajo además de sus responsabilidades originales. Así que ese era el objetivo: liberarlos, en lugar de estresarlos con el calendario todo el día", dijo.

El Museo Marino de Calvert sabía que era el momento de actualizar sus prácticas de reserva de lugares si querían crecer y ser anfitriones de más eventos, y se dieron cuenta de los lugares de reunión en una conferencia de la industria. "Necesitábamos un software que no sólo satisficiera nuestras necesidades actuales", dijo Verónica, "sino que nos permitiera evolucionar y continuar satisfaciendo nuestras necesidades futuras".

Solución 1: VenueOps devuelve tiempo y energía valiosos, permite más crecimiento

"Viniendo de métodos tan anticuados", dijo Verónica, "cambiar a VenueOps ha sido un gran cambio para nuestra organización, pero el mejor y más necesario cambio".

Ella compartió que VenueOps ahora actúa como su base para todo lo relacionado con la administración y reserva de lugares. "Diría que estamos ahorrando el 60% de nuestro tiempo al usar VenueOps, a diferencia de nuestro proceso anterior, o la falta del mismo", dijo.  

Veronica atribuye esta nueva eficiencia a las funciones principales de VenueOps, que cubre todo desde ventas, reservas, contratación, asignación y gestión de recursos, producción de eventos, finanzas de eventos y más. Añadió, "Ahora la administración puede centrarse en sus responsabilidades originalmente previstas, que son igual de importantes, en lugar de discutir manualmente todos estos detalles del evento y asegurándose de que todos estén informados. Todo lo que alguien necesita saber se puede encontrar en VenueOps."

"Nos gusta especialmente la vista de calendario de disponibilidades", continuó, "Es curioso cómo solíamos pensar que el calendario de disponibilidades lo recortaba, pero ahora que estamos usando una plataforma diseñada específicamente para esta línea de trabajo, la diferencia es la noche y el día".

VenueOps es ahora una piedra angular vital para reservar y gestionar eventos en el Museo Marino de Calvert, ya sea un gran concierto o una pequeña reunión corporativa.

"Y lo mejor es que podemos seguir construyendo sobre estos cimientos", observó Veronica, "Ciertamente satisface nuestras necesidades ahora, pero también tenemos espacio para crecer en él, lo que significa que no tendremos que cambiar el software cada dos años a medida que evolucionamos y traemos más eventos de alto perfil".

Frustración 2: Departamentos desconectados traducidos a la falta de comunicación

Los diferentes departamentos que componen todas las iniciativas del Museo Marino de Calvert no sólo estaban separados geográficamente -algunos departamentos operaban en edificios distintos de la propiedad- sino que a veces también se sentían desconectados en su comunicación y colaboración.

Verónica explicó: "Cada departamento estaba en su propio pequeño mundo con sus propias metas en silos. Podría reservar un evento para la Sociedad, y sin querer tomar un espacio que el departamento de Educación estaba tratando de usar para sus propias iniciativas."

Se gastaría tiempo, recursos y energía valiosos para desenredar la logística superpuesta y resolver la frustración que podría seguir. "Nos estábamos pisando los talones con nuestro proceso anterior, porque dejaba a los diferentes miembros del personal en la oscuridad", dijo Verónica. 

Solución 2: La comunicación y la cultura interna transformadas en el lugar de reunión

Una vez que el equipo del Museo Marino de Calvert comenzó a acceder a VenueOps en tiempo real en cualquier dispositivo, comenzaron a sentirse más unificados, organizados y confiados en sus decisiones diarias.

"VenueOps nos ha dado la confianza de que no estamos perdiendo información o infringiendo los planes de alguien más", dijo Verónica. El calendario de VenueOps da una clara representación visual de lo que está sucediendo o siendo planeado para sus espacios en todo momento, para que todo el personal relevante pueda estar en la misma página.

"Nunca antes habíamos conectado esos puntos, y VenueOps ha salvado esta brecha hasta el punto de que está cambiando la cultura interna de nuestra organización", continuó Veronica, "Cada persona que interactúa con VenueOps tiene un trabajo que se ha hecho más fácil. Es algo bueno para todos, porque si mejoras la comunicación con una persona, mejora tu relación con ella. Eso vale para cualquier relación, pero cuando se trata de compañeros de trabajo, esa mejora comienza a ocurrir a nivel organizacional. Los resultados se amplían. Es increíble".

Las mejores prácticas y cultura internas también se han traducido en un mejor servicio a sus clientes y visitantes. VenueOps permitió al personal hablar con los clientes de una forma más rápida y con más conocimiento, gracias a su acceso instantáneo a los detalles granulares del evento. "Ahora tenemos los detalles que necesitamos para ellos a pedido. VenueOps eliminó la dinámica de ida y vuelta que teníamos en nuestras interacciones anteriores", dijo.

Frustración 3: La información de los clientes podría caer rápidamente por las grietas

Además de las ineficiencias de sus otros métodos, la información de los clientes y prospectos a menudo vivía en hojas de cálculo de Excel, almacenadas localmente en las computadoras de los individuos.

"Así que si alguien dejaba de trabajar para nosotros", explicó Verónica, "era tan fácil perder información valiosa junto con ellos, no sólo su conocimiento de la cabeza, sino ciertos archivos que se pasaron por alto en su transición hacia fuera. Archivos con las novias y los detalles de sus próximas bodas, o las empresas y la información de sus fiestas. Podría ser un verdadero desastre".

Solución 3: El lugar de reunión sirve como una fuente central de verdad para todos

Dado que VenueOps está basado en la web, la información crítica sobre los clientes y los posibles clientes se almacena en un lugar y se puede acceder a ella desde cualquier sitio. "Tener VenueOps como fuente central de verdad nos ha dado tranquilidad", dijo, "No hay razón por la que alguien que necesita estar al tanto no pueda estarlo".

No sólo es útil para los acontecimientos presentes y futuros, sino que, con el tiempo, el museo puede extraer datos del pasado y consolidarlos en informes, de modo que puedan reflexionar sobre la información y las estadísticas de los acontecimientos, para luego tomar mejores decisiones empresariales de cara al futuro. "Construir informes en VenueOps nos ayudará a averiguar cuál es o no el mejor uso de nuestro espacio", dijo Verónica.

Aparte de las capacidades técnicas de VenueOps, Verónica compartió que le encanta el cuidado y la atención que el Museo Marino de Calvert siempre recibe del equipo de EventBooking, que se aseguró de que su transición a VenueOps fuera fácil. 

"Por muy maravilloso que sea VenueOps como producto, no creo que tendríamos ni la mitad del éxito de una organización si no fuera por la atención al cliente y la experiencia personalizada que siempre la acompaña", dijo.

Esta "experiencia personalizada" del equipo de EventBooking fue especialmente evidente en estas dos áreas:

Expertos en operaciones de locales:

"Me encantan los Consultores de Implementación de EventBooking", dijo Verónica, "Conocen el software por dentro y por fuera. En la primera llamada que tuvimos con ellos, es como si entendieran nuestras necesidades más que nosotros las nuestras. Viniendo de un proceso tan anticuado de antemano, no sabíamos lo que no sabíamos. Y con los desafíos que hizo que teníamos, estaban un paso adelante, anticipándose a ellos y listos para proporcionar soluciones inmediatas".

"Les contamos cómo trabajábamos antes -hacer circular papeles, usar hojas de cálculo, hacer malabarismos con el Calendario Outlook y registros escritos a mano- y ellos se lo tomaron todo con calma", continuó, "Nos escucharon y luego procedieron a diseñar el mejor flujo de trabajo para nosotros en VenueOps, basado en su experiencia y en los objetivos de nuestras prácticas originales". Han sido capaces de guiarnos realmente, y no parece que sus soluciones estén tratando de forzar una clavija cuadrada en un agujero redondo. Me sorprende que hayan sido capaces de entender nuestra organización tan bien, tan rápidamente".

Expertos en gestión del cambio:

"Considerando las prácticas a las que todos estábamos acostumbrados", dijo Verónica, "Adoptar VenueOps fue como empezar desde la planta baja. Así que fuimos honestos y vulnerables con el equipo de EventBooking acerca de nuestros temores sobre cómo se lo tomarían otros miembros del personal, porque todos tienen diferentes niveles de comodidad con la nueva tecnología y métodos. Algunas personas son más resistentes al cambio que otras".

"Pero el equipo de EventBooking es tan paciente", añadió, "Se encargaron de revisar las preguntas y reservas de todos hasta que todos se sintieran cómodos. Nuestro consultor de implementación hizo que nuestro personal se sintiera muy cómodo con VenueOps, y ahora les encanta".

"Cada persona que interactúa con VenueOps tiene un trabajo que se ha hecho más fácil."

"Diría que ahorramos el 60% de nuestro tiempo usando VenueOps, a diferencia de nuestro proceso anterior."

"Tener a VenueOps como fuente central de la verdad nos ha dado tranquilidad".

"Me sorprende que el equipo de EventBooking haya podido entender tan bien nuestra organización, ...tan rápidamente".

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